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Googleに見るメールを使わない仕事術!

仕事をするにあたって、メールはなくてはならないツールの1つです。
メールを使うことで社内外の人とコミュニケーションがとれ、業務効率があがります。

しかし、本当にそうでしょうか? 本当にメールは効率を上げるツールなのでしょうか?

私の場合、日に約100通近いとメールが届きます(携帯にまで転送されます)。届いたメール1つ1つを確認し、必要がれば返信する。この確認と返信に忙殺され、なかなか本題に手をつけられないということが多々あります。

IT業界の最大手であるGoogle社では、メールに縛られない仕事術を確立しているようです。

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メールが効率を悪くする理由

メールがコミュニケーションツールとして浸透したおかげで、様々な情報をメールでやり取りできるようになりました。しかしメールは「連絡をとる」という内容には特化していますが、本来すべきの業務を処理してくれるわけではありません。

従ってメールのやり取りに長時間を割くことは、本来の業務の効率低下につながっているとも考えられます。

例えば、メールの機能には「Cc」や「Bcc」で送信することで、複数人で情報共有ができる機能があります。これは、送信側には便利な機能です。しかし、受信する側には重要度の低いメールまで届くことになります。

その結果、受信側には「重要」「重要ではない」という、メールをその都度、取捨選択するという作業が生じ、これにより生産効率が下がってしまいます。

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送信した側も、送信した全員からの返信が揃わなければ、仕事が進まないということがあります。

打ち合わせの日程調整をメール送信したところ、重要な人物から日程が合わないとの返信がくれば、再度日程を決め直すメールを送ることになります。一度のメールで開催日が決定できず、非常に効率の悪い作業です。

そのほか、会議の議事録や企画書の原案などをメールに添付して共有した場合は、訂正などに時間がかかってしまう場合があり、さらに訂正したもの対して再度訂正が入ってしまえば、修正ミスや最終版が不明になるなど、様々なミスに繋がるリスクが高まります。

このように、メールは便利な反面、効率という面では不向きな分野があるのです。

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Googleのメールだけに頼らない仕事術!

前述したように、メールは便利な反面、業務効率を低下させてしまうという側面をもっています。

IT業界の最大手の1つであるGoogleでは、このようなメールの特性を良く心得ているため、仕事の進め方や業務の流れに工夫をしています。

例えば、メールでの一斉送信は時間のロスが生じため、Googleでは、オフィスの共同スペースに対話ができるテーブルをいくつも置き、社内でのコミュニケーションの際には、必要最小限の人が対面して短いミーティングを行います。

また、日程調整などの際には、クラウド型のカレンダーを活用しています。Googleカレンダーなどのクラウド型カレンダーに各自の予定を登録しておけば、関係者それぞれの予定を共有できるからです。

それぞれ各自の予定を共有できれば、事前に関係者のスケジュールを把握できるため、日程調整などに効率的です。

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議事録や企画書などは、1人で保存、編集をするのではなく、クラウド上にファイルを保存しておきます。そして、会議ではクラウド上に保存したファイルに参加者各自が書き込み、その場で仕上げてしまいます。

もし会議の後に変更が生じた際でも、クラウドのチャット機能で告知し、関係者各自に期日までに書き込みを行なってもらいます。

このようにGoogleでは、メールが不得意な分野では他のコミュニケーションツールを使用して、業務効率の向上を図っています。

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「仕事をその場で終わらせる」という意識

Googleは、メールを他のツールに置き換えることですべての業務を効率化できるとは考えていません。効率を高めるには、社員各自の意識が大切だと考えています。

その意識とは「仕事をその場で終わらせる」という簡潔なものです。

メールを他のツールに置き換えるということも、「仕事をその場で終わらせる」という考え方から始まっています。

Googleの考える業務効率の考え方は、前の業務を引きずった頭で次の仕事に手を着けるのではなく、その場の仕事はそこで終わらせ、クリアにした頭で次に取り組むほうが仕事の効率が高くなるという考えです。

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まとめ

Googleでは、この「仕事をその場で終わらせる」という考えから、従業員同士の業務のやり取りにはメールではなく、チャットを活用しているようです。

もちろん、すべての会社がGoogleと同じように行ったとしても、業務効率が上がるわけではないでしょう。むしろ逆効果になってしまうこともあるかもしれません。

しかし、「その場で仕事を終わらせる」という意識は、どの業種や職種でもあてはまることが多いのではないでしょうか。

普段の仕事を振り返り、「なぜ終わらないか」という目線で考えた時「その場で仕事を終わらせる」ということを考えてみることもひとつの方法かもしれません。